Gestão de tempo: como se organizar para um planejamento pessoal e financeiro eficiente

Você já teve a sensação que o seu dia passou “voando” ou que as pessoas a sua volta conseguem fazer muito mais coisas que você com a mesma quantidade de horas por dia? O segredo pode estar na gestão do tempo que você faz.

Segundo Marcio Zeppelini, CEO da Rede Filantropia, aprender a fazer a gestão do tempo é um ponto chave para que consigamos incluir todas as nossas demandas nas horas que temos. “Para ser mais exato, é fundamental que se aprenda a fazer a gestão das prioridades para gerenciar melhor o tempo”, diz.

Portanto, Zeppa, que é empreendedor e escritor de temas relacionados ao desenvolvimento humano, planejamento, liderança e sustentabilidade, ressalta que sempre que perceber que o tempo está passando mais rápido que desejaria é importante parar, respirar e refletir sobre o que é realmente importante na lista de afazeres.

Aliás, ele indica focar em respostas objetivas e alinhadas com o que você está fazendo naquele dia:

• A tarefa que você está realizando AGORA é importante e te ajudará a alcançar algum objetivo planejado?
• Se você passar outra tarefa na frente da que está fazendo, por ser mais rápida ou mais fácil de realizar, isso pode te ajudar a ganhar tempo em outras atividades?
• As atividades que você está realizando são rotineiras ou atípicas?
• Consigo delegar alguma tarefa?

“A ideia principal do gerenciamento de tempo é entender o que é essencial de se fazer e o que pode ser postergado, delegado ou até mesmo deletado da lista”, diz.

Zeppelini também indica um método que pode ajudar a organizar a ordem das coisas a se fazer: o quadrado das prioridades.

Aprenda a definir as prioridades

Uma adaptação da ferramenta de gestão do tempo Matriz de Eisenhower, que é dividida em 4 quadrantes:

A. Importante e Urgente: você precisa fazer esta atividade HOJE. São atividades que têm prazo e são essenciais para o desenvolvimento (seu e da empresa). Caso você NÃO faça essa tarefa hoje, isso vai gerar algum tipo de prejuízo para você, para alguém ou para a empresa.

Exemplo prático: pagar um boleto e entregar uma proposta que a data-limite seja hoje.

B. Importate (mas não urgente): são tarefas que devem ser desenvolvidas o quanto antes. Elas não têm um prazo tão rígido (como o de um vencimento de um boleto ou de um recurso jurídico, por exemplo). Quando você fizer essa tarefa, vai gerar algum tipo de oportunidade ou benefício para você, para alguém ou para a empresa.

Exemplo prático: agendar uma reunião importante, gravar um vídeo sobre o seu produto para divulgação ou fazer uma call com o fornecedor de um novo produto.

C. Urgente (mas não tão importante): são tarefas que têm o prazo de HOJE (se você não fizer, não tem mais como fazer), mas que não são tão prioritárias. Normalmente não causariam nenhum prejuízo caso não cumpridas, mas poderiam ter algum benefício caso fossem feitas.

Exemplo prático: participar de algum evento de aprimoramento ou reunião de um comitê técnico.

D. Não urgente e não importante: são tarefas que estão na sua lista, mas podem esperar ou, quem sabe, até mesmo serem delegadas ou eliminadas.

Exemplo prático: responder comentários nas redes sociais, escolher o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou comprar a roupa da festa do fim de semana.

Contudo, Zeppa deixa um alerta para não se atrapalhar e prejudicar a gestão de tempo. “As atividades do quadrante D são mais fáceis e/ou mais prazerosas de se realizar e, portanto, estaremos a todo momento com a tentação de realizá-las antes das demais tarefas”.

Como a gestão de tempo beneficia as finanças

A gestão de tempo não é benéfica apenas no aspecto pessoal. Ela também pode trazer benefícios às finanças pessoais, quando aplicada sob esse aspecto.

“Com a vida cada vez mais agitada, e as inúmeras distrações que temos no país que mais usa as redes sociais, fica fácil se perder no tempo. Muitas vezes as pessoas confundem a falta do tempo com o aproveitamento dele”, diz Diogo Angioleti, especialista em finanças e comportamento do Sistema Ailos.

Para ele é essencial colocar nas rotinas da vida o planejamento financeiro e nas escolhas cotidianas incluir a consciência do que faz sentido para cada pessoa. “O status social, a fuga de encarar a própria realidade financeira e a fobia econômica podem nos fazer ignorar a importante tarefa de gerenciar o nosso dinheiro”.

Por isso a vida financeira precisa ser uma das prioridades definidas na vida e pelo menos uma vez ao mês é importante reservar um tempo para fazer o orçamento pessoal. Também é preciso estabelecer atividades condizentes com nossa realidade financeira e definir rotinas de checagem e correção no orçamento familiar.

“Você deve sentar sozinho ou com seus familiares e prever os gastos e ganhos do mês seguinte e ainda avaliar e corrigir alguns hábitos de consumo do mês que passou para agir de forma preventiva. O cuidado das finanças na vida pessoal e na familiar deve seguir a ideia de importância e urgência mensalmente antes que se torne um problema grave”, alerta Angioleti.

4 passos para organizar as contas e gerir o tempo de forma inteligente

1. Antes de começar seu próximo mês, sente com um caderno, planilha ou aplicativo e faça seu planejamento individual. Nesse momento estime suas receitas e despesas do mês seguinte, pense em tudo que pode gastar e ganhar.
2. A partir do primeiro dia anote tudo que acontecer ou centralize na sua conta para avaliar a movimentação. Seja detalhista e registre tudo: café, aluguel, almoço, presentes, lanches e tudo mais.
3. Agrupe os gastos e receitas por afinidades, por exemplo: energia, aluguel e água ficam somados em Habitação. Mercado, lanches e almoços em Alimentação. Passeios, festas e presentes em Lazer e assim por diante. Crie da forma que achar melhor, pois a partir desse agrupamento você vai conseguir enxergar para onde está indo seu dinheiro, qual grupo tem maiores gastos e onde você pode atuar.
4. Lá no último dia do mês faça uma análise do quanto você gastou em relação ao que tinha previsto. Compare o que você planejou e o que não saiu conforme desejado. Dessa forma, fica mais fácil definir o que precisa ser corrigido, otimizado ou até eliminado da sua vida financeira.

Esses passos lhe trarão mais eficiência na hora de consumir e assim você terá condições de entender melhor sua realidade financeira. Quando colocamos em prática esses passos passamos a definir nossas prioridades e projetos de vida, organizando e administrando melhor os imprevistos. O orçamento permite que você gerencie sua vida com mais consciência e tenha um consumo contínuo e sadio.

“Organizar as contas pode parecer difícil e até pouco prazeroso no começo, pois é uma tarefa que exigirá mais disciplina de você. Mas insista e persevere no acompanhamento da sua vida financeira. Só esse bom hábito te tornará uma pessoa mais ser assertiva no uso do dinheiro e na relação com ele”, ressalta o especialista do Ailos.